PDCA วงจรแห่งความสำเร็จและกุญแจสำคัญของการบริหาร

เนื่องจากปัญหาและอุปสรรคในการบริหารงานเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่เราสามารถเรียนรู้จากข้อผิดพลาดได้ โดยอาศัยเครื่องมือช่วยทบทวนปัญหาและอุปสรรคอันจะนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรผ่านการใช้วงจรแห่งความสำเร็จอย่าง PDCA ที่ให้ความสำคัญมากกว่าการวางแผน และเน้นการลงมือทำ ตรวจสอบและปรับปรุงพัฒนาอย่างเป็นระบบ ดังนั้นเพื่อทำความเข้าใจวงจรแห่งความสำเร็จ PDCA อันเป็นกุญแจสำคัญของการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จึงต้องเข้าใจก่อนว่า PDCA คืออะไร มีความสำคัญและประโยชน์อย่างไร นอกจากนี้จะนำหลักการของ PDCA มาใช้งานได้อย่างไร

PDCA คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร

PDCA คือ วงจรการบริหารงานคุณภาพ ที่ใช้ควบคุมและพัฒนากระบวนการขององค์กรอย่างเป็นระบบ โดยมีเป้าหมายเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อเปลี่ยนแปลงองค์กรไปสู่ความสำเร็จ ซึ่งเราสามารถนำวงจร PDCA ไปประยุกต์ใช้ได้กับองค์กรทุกประเภท และธุรกิจทุกรูปแบบ หรือแม้แต่การใช้ชีวิตประจำวันก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้

PDCA เป็นแนวคิดที่ถูกคิดค้นโดย Edwards W. Deming ซึ่งเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ใช้สำหรับวางแผนแก้ไขปัญหาอย่างยั่งยืน Deming คิดค้น PDCA โดยมีความเชื่อว่าคุณภาพสามารถปรับปรุงและพัฒนาได้ อย่างไรก็ตาม วงจรแห่งความสำเร็จ PDCA นี้นิยมใช้มากในญี่ปุ่น โดยเฉพาะบริษัทผลิตรถยนต์รายใหญ่อย่าง TOYOTA ที่ได้นำหลักการ PDCA ไปใช้ในกระบวนการผลิตรถยนต์ จนกลายเป็น TOYOTA WAY ในปัจจุบัน ดังนั้น หลักการ PDCA (Plan-Do-Check-Act) จึงเป็นหลักการที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้กับทุกงาน ซึ่งหลักการวิเคราะห์ PDCA ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนดังนี้

P – Plan การวางแผน และวิเคราะห์ปัญหา

P – Plan คือ การกำหนดเป้าหมายจากปัญหา และสร้างออกมาเป็นแผนในการดำเนินงาน เพื่อทำให้แผนงานประสบความสำเร็จ เพราะฉะนั้นในขั้นตอนนี้จะต้องกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนเสียก่อน และต้องกำหนดให้ครอบคลุมกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงสิ้นสุดกระบวนการ เช่น มีปัญหาอะไรที่ควรแก้ไขหรือไม่ ใครเป็นผู้รับผิดชอบหรือเกี่ยวข้องบ้าง มีกระบวนการแก้ไขอย่างไร จากนั้นจัดทำเป็นแผนดำเนินงาน

D – DO การลงมือปฏิบัติ

D – Do คือ เป็นขั้นตอนของการลงมือปฏิบัติตามแผน โดยนำแผนดังกล่าวมาใช้ดำเนินการจริงเพื่อให้เห็นผลลัพธ์ หัวใจสำคัญของขั้นตอนนี้คือ การทดสอบเก็บข้อมูล ซึ่งเป็นการทดสอบแผนงานจากกระบวนการที่ก่อนหน้านี้เพื่อเก็บผลลัพธ์ โดยนำข้อมูลที่ได้มาพัฒนาเพิ่มและใช้งานจริงภายหลัง เช่น หากธุรกิจการผลิตของคุณต้องการมีผลผลิตมากขึ้น และมีแผนจะปรับเปลี่ยนเครื่องจักรในโรงงานเพื่อให้มีผลผลิตที่เป็นไปตามเป้าหมายที่ได้วางไว้ คุณอาจเริ่มต้นจากการทดสอบกับเครื่องจักรเพียงเครื่องเดียวก่อนว่าสามารถให้ผลผลิตได้เท่าไหร่ ใช้เวลานานแค่ไหน เป็นต้น หากเราทดสอบแล้วพบว่าตัวเลขการผลิตเป็นไปตามแผนก็สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้ หากไม่เป็นไปตามเป้าจะมีแผนสำรองในการแก้ไขปัญหาอย่างไร เป็นต้น

C – Check การตรวจสอบ (Check)

C – Check คือ ขั้นตอนในการตรวจสอบ เพื่อหาช่องทางในการพัฒนากระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และพิจารณาผลลัพธ์ในขั้นตอนลงมือปฏิบัติว่าสามารถทำให้เป้าหมายที่วางแผนไว้แต่แรกเป็นจริงได้หรือไม่ หากเป็นไปตามแผนที่ได้กำหนดไว้ ก็สามารถไปสู่ขั้นตอนต่อไปได้เลย แต่ถ้าไม่ประสบความสำเร็จ ก็จะต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุของปัญหา ในขั้นตอนที่ 1 – 3 ใหม่ จนกว่าจะประสบความสำเร็จหรือผ่านตัวชี้วัดที่ได้กำหนดไว้

A – Act การปรับปรุงแก้ไขและวางแผนใหม่

A – Act คือ ขั้นตอนของการดำเนินการปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้กระบวนการต่าง ๆ ดีขึ้น เมื่อเราได้วางแผน ทดสอบลงมือทำตามกระบวนการ ขั้นตอนต่อมาก็คือ การนำมาปรับปรุงแก้ไขเพื่อนำไปสู่การปฏิบัติจริง ส่วนใหญ่พบว่าเหตุที่ทำให้วงจร PDCA ไปไม่ถึงความสำเร็จ เนื่องจากมีข้อจำกัดทางด้านทรัพยากร เช่น บุคคล เงินทุน เวลา ทักษะ และอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งปัญหาเหล่านี้ควรจะต้องแก้ไขและพัฒนาไปเรื่อย ๆ เพื่อทำซ้ำจนหาวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของ PDCA

มีกระบวนการที่เรียบง่าย ไม่ว่าใครก็สามารถทำความเข้าใจกระบวนการนี้ได้ และสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ทำให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น เนื่องจากมีการวางแผนและกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน

ลดความเสี่ยงในการจัดการ มีการแนะนำให้ทำในโครงการเล็ก ๆ ก่อน หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นสามารถควบคุมสถานการณ์ได้ง่ายกว่าโครงการขนาดใหญ่ นอกจากนี้ ในโครงการขนาดเล็กสามารถแก้ไขปัญหาได้ดีกว่าทำให้ลดความเสี่ยงในแง่ของการจัดการได้ดีกว่านั่นเอง

ให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีกว่า เนื่องจากวงจร PDCA เริ่มต้นจากปัญหา และเป้าหมายของมัน คือการแก้ไขเพื่อนำไปสู่เป้าหมาย อีกทั้ง ยังเกิดการปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง สามารถทำซ้ำได้ในระยะยาว จึงทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในองค์กร

ข้อเสียของ PDCA

แม้ว่า PDCA จะเป็นวงจรที่นำองค์กรไปสู่ความสำเร็จ และเป็นกุญแจสำคัญต่อการพัฒนาองค์กรให้ดำเนินไปสู่องค์กรที่มีประสิทธิภาพ แต่ทว่าก็มีข้อเสียสำหรับการนำ PDCA มาใช้อยู่บ้าง เช่น ไม่เหมาะกับการแก้ไขปัญหาที่เร่งด่วน แม้ว่า PDCA จะเป็นวงจรที่เรียบง่ายแต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะเป็นวงจรที่มีการปรับปรุงกระบวนการเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ อาจเกิดความล่าช้าจึงไม่เหมาะกับโครงการเร่งด่วน

ขณะเดียวกันต้องอาศัยความรับผิดชอบในระยะยาว เพราะอาจไม่ได้ทำเพียงครั้งเดียวแล้วเสร็จสิ้นหากแต่เป็นกระบวนการต่อเนื่อง ดังนั้น การทำให้งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาวจึงต้องอาศัยความร่วมมือจากคนในองค์กร เริ่มตั้งแต่ผู้บริหารไปจนถึงระดับผู้ปฏิบัติการ หากปราศจากความรับผิดชอบวงจรนี้อาจทำให้งานไม่มีประสิทธิภาพ